Comment réussir la communication digitale autour de votre événement ?

Un événement est une superbe opportunité de communication qui dynamise votre communication globale. Vous y investissez des ressources non négligeables alors autant capitaliser dessus au maximum et optimiser la communication pour que ce soit une belle réussite !

I. Préparer un événement : penser stratégie et logistique

1/ Construire une stratégie en amont

Stratégie et logistique marchent de paire lorsque vous organisez un événement. Alors même que les détails restent encore à être définis, prenez le temps de réflechir à votre stratégie de marketing digital pour définir le fil conducteur de votre événement. Cela implique une réflexion sur :

Vos objectifs : les identifier clairement pour optimiser vos ressources. Ils doivent être ambitieux mais réalistes, mesurables dans un temps donné. Comment votre événement s'inscrit il dans votre démarche globale ?
Votre cible : directement liée aux objectifs, cela vous aide à sélectionner les leviers pour maximiser son impact et transmettre le bon message, au bon endroit et au bon moment.
Votre positionnement : le type d'événement, ses particularités, donnent une valeur ajoutée pour votre cible, le différencient de vos concurrents et vous donnent une réelle crédibilité dans votre démarche.

2/ Les fondamentaux d'un événement réussi du point de vue communication

En terme de communication, voici les points de vigilance que vous devez considérer avec votre équipe en charge de l'organisation :

le budget : réaliste, avec une marge de sécurité, il doit être établi juste après la définition de vos objectifs et cible. Le budget vous aide à prioriser, a optimiser vos ressources. Dans votre budget, il est crucial de ne pas négliger des postes comme un(e) photographe et vidéaste professionnel(le) qui vous permettent de déléguer la génération de contenus en toute sérénité, et capitaliser sur votre événement pour votre communication globale tout en apportant crédibilité et cohérence.
La communication en amont et la publicité autour de l'événement : vous avez défini vos objectifs, votre cible et le positionnement de votre événement, il vous faut communiquer dessus.
Créer une vidéo teaser est une étape importante et efficace : les internautes en sont friants, elle améliore votre SEO, et a un fort impact. Ces courtes vidéos titillent la curiosité tout en clarifiant les avantages de votre événement : interviews des organisateurs ou des intervenants, ou encore exploitation d'image d'une édition passée, tout est bon. Chez Couteau Suisse production nous aimons créer un maximum de contenu vidéo et photo pour la partie promotionnelle de l'année suivante : micro trottoirs du public, visuels inspirants et iconiques, moments off drôles ou décalés ...

le lieu et la scénographie : le meilleur outil pour renforcer votre image de marque. Pour que la communication autour de l'événement soit optimisée, veillez à choisir un lieu qui vous ressemble, qui soit suffisamment éclairé et mis en valeur par la scénographie.

La communication avec les prestataires : trop d'information plutôt que pas assez est la clé pour éviter les surprises. Un planning qui a changé, un événement non communiqué... autant de choses qui imposent aux prestataires de réagir en urgence plutôt que de travailler sur l'affinage de leur intervention pour un résultat qualitatif. Soyez également généreux en information sur vos objectifs, vos attentes, les précédents, ce qui est prioritaire, ce qui est du bonus, ce qui est urgent / à poster dans la journée ou par la suite, ce qui a besoin d'être produit de manière pro et léchée, ce qui peut avoir un ton plus informel comme des moments backstage … tout cela en ayant le budget en tête, aidera vos prestataires à déterminer un plan d'action de la journée, un style, un ton...

II. La communication le jour J

Pour que la communication autour de votre événement ait plus d'impact, misez bien sûr beaucoup sur le numérique, en plus du print pour vous différencier.

Créez pour votre événement un ou plusieurs hashtags bien définis, lisibles, mémorables et clairs et tenez vous y pour que la mayonnaise prenne.

Dans le contenu photo et vidéo, reprenez le aussi pour que votre public, ambassadeurs potentiels, le(s) reprennent.

Ils permettent à un internaute de faire des recherches sur un contenu précis ou de retrouver facilement des informations autour d’événements d’actualités et bien sûr d'agréger tous les contenus générés en interne et par votre public.

Vous avez en amont réfléchis aux thèmes phare et moments clés de votre événement, pouvez même préparer les publications en attendant d'avoir du contenus au moment voulu pour gagner du temps.

La priorité le jour J est de mettre en valeur les moments marquants et l'essence de votre événement telle que son ambiance, son style, son fil rouge …

Photos et vidéos permettent une restitution forte et qui génère bien plus d' « engagement » / d'interactions comme le partage que du texte seul. Ils augmentent la visibilité de votre événement et donc votre marque.

III. Garder le lien : gérer la communication post événement

Pour capitaliser sur votre événement au long de l'année, vous pouvez exploiter le contenu photo et vidéo de votre événement en variant les messages pour les rendre d'actualité.

La construction d'un storytelling de votre événement va prolonger le fil de la communication autour de celui ci et vous permettre de faire un lien facile avec votre entreprise et ses valeurs : quelles sont les émotions liées à cet événement, quels en sont les moments marquants, comment ont ils été vécus, comment l'événement a t il été vécu avant pendant et après ?

Si vous souhaitez que l'impact de votre événement soit fort et qu'il ait une identité forte, ravivez les souvenirs, et continuez de raconter l'histoire de cette journée d'exception. En variant les outils, articles de blog, posts sur les réseaux sociaux, vidéo, votre but est de préparer la prochaine édition ou les calls to action que vous avez définis en objectifs. Plusieurs actions à viser :

Augmenter votre visibilité, notamment en suscitant des interactions
recueillir les témoignages des participants pour une communication authentique et a forte valeur ajoutée
garder le lien avec vos nouveaux contacts / partenaires ...

Si votre événement s'inscrit précisément dans votre stratégie globale, rendez progressivement les lignes entre la communication autour de votre événement passé et votre stratégie floues. Cet événement est le reflet de vos valeurs, votre marque de fabrique.

Pour plus d'inspiration pour votre communication événementielle, par ici et ici !

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Qui est Couteau Suisse Production :

Photographe et réalisatrice professionnelle basée sur l'Ile de Nantes et Saint Sébastien, opérant à plein temps en Loire Atlantique et le Grand Ouest, pour des professionnels (porteurs de projet, TPE, PME, grands comptes) avec une équipe de créatifs indépendants pour la création de contenu qui a pour but de vous aider à valoriser votre marque, vos biens et services, mieux vendre. Du portrait professionnel à la restitution d'événement en photo et / ou vidéo, en passant par le packshot grâce à notre studio fixe ou portatif, et les réalisations de vidéos corporates et institutionnelles. Le storytelling, la recherche de la façon d'articuler l'histoire d'une entreprise par les émotions et l'humain, est notre spécialité. Le travail collaboratif avec le client et d'autres professionnels est notre mode opératoire préféré. La réponse précise, créative voire surprenante, pertinente et à haute valeur ajoutée d'une demande de nos clients est notre raison de vivre.